W dzisiejszych czasach, przy obecnych warunkach panujących na rynku outsourcing jest coraz bardziej popularny w wielu branżach. Księgowość, HR i administracja to tylko przykłady obszarów, które często funkcjonują dla danego przedsiębiorstwa poza jego strukturą wewnętrzną. Do tego grona często zalicza się również dział analizy danych, Business Intelligence oraz IT. Niezaprzeczalnie uznać to można za panujący obecnie trend, który staje się coraz bardziej powszechny. Szczególnie często stawiają na niego prężnie rozwijające się firmy, dla których rozwiązanie to jest bardzo wygodne i opłacalne.
Czym jest outsourcing?
Outsourcing jest skrótem pochodzącym od angielskich słów „outside resource using” i dosłownie oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. W praktyce to przekazanie pewnych zadań specjalizującej się w danym obszarze firmie na podstawie zawartej umowy. Outsourcing może dotyczyć zarówno konkretnych zadań, jak i całych działów przedsiębiorstwa.
Dlaczego właściciele przedsiębiorstw wybierają outsourcing?
Przyczyn wybierania outsourcingu jest naprawdę sporo, zależą one często od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego podejścia do rozwoju, budżetu i całego biznesu.
Małe firmy wybierają to rozwiązanie, ze względu na:
- Oszczędność pieniędzy — w niewielkich działalnościach tworzenie nowego stanowiska pracy lub całego działu bardzo mocno obciąża budżet. Outsourcing to w tym przypadku znaczące oszczędności, tym bardziej jeżeli firma, z którą zaczynamy współpracować działa online. Nie musimy opłacać składek za pracownika na etat, kupować biurka, sprzętu, szukać miejsca lub większego lokalu, aby zmieścić nowych członków zespołu.
- Rozwój i nowe możliwości — jeżeli właściciele firm chcą się rozwijać to outsourcing jest wspaniałą możliwością. Załóżmy, że chcesz stworzyć stronę internetową swojej firmy, czy oznacza to, że musisz od razu zapewnić etat programiście? Oczywiście, że nie! Dzięki zleceniu tego działania zewnętrznej organizacji możesz mieć stronę i nie musieć zatrudniać nowego pracownika.
- Czas i spokój — tworzenie nowego działu w małej firmie to mnóstwo czasu, działań, pieniędzy i stresu. Czy jest Ci to potrzebne? Outsourcing pozwala zlecić np. kontakt telefoniczny z Twoimi klientami zewnętrznej firmie, dzięki czemu nie będziesz musiał budować zespołu i kontrolować nieustannie jego pracy. Specjaliści z call center doskonale wiedzą, jak rozmawiać z ludźmi, co pozwoli Ci przy minimalnym wysiłku uzyskać pożądany efekt.
- Mała ilość pracy — niewielka firma, to zazwyczaj mała ilość pracy dla konkretnego specjalisty. Zlecając działania „na zewnątrz” nie musisz martwić się o to, że ktoś nie będzie miał co robić, a Ty będziesz za to płacić.
Dla większych działalności powyższe przykłady również mogą mieć duże znaczenie, natomiast wraz ze wzrostem firmy nieco zmienia się spojrzenie na cele i działania, które należy podjąć. W związku z tym, w dużych przedsiębiorstwach chęć podjęcia współpracy z zewnętrzną firmą może być związana z innymi kwestiami, do których należą:
- Skupienie uwagi na celach i misji — im większa firma, tym więcej informacji, decyzji, działań oraz ludzi. Na pewnym etapie ten natłok danych i obowiązków może sprawiać, że organizacja rozwiązując bieżące zadania i problemy zatraca główny cel podejmowanych działań. Delegowanie jest istotną częścią rozwoju, ponieważ pozwala pozostać na właściwych torach.
- Specjaliści i szkolenia — najczęściej jest tak, że im większa firma, tym trudniejsze zadania i potrzeba pozyskiwania coraz lepszych ekspertów. Niestety, ale zatrudnienie specjalisty to nie tylko koszty poniesione na sam jego etat, ale także wdrożenie i dodatkowe wyszkolenie. Poza tym liczba wybitnych ekspertów jest ograniczona, szczególnie w niektórych branżach, dlatego, aby większa liczba osób mogła skorzystać z ich usług często decydują się oni na prowadzenie własnej firmy i działanie na zasadzie outsourcingu.
- Przerwy, lunche i kawy — im więcej ludzi pracuje w firmie, tym więcej czasu poświęcane jest na pauzy. W przedsiębiorstwie zatrudniającym np. 100 osób, jeżeli każda z nich w sumie na prywatne telefony, posiłek, kawę i inne tego typu czynności poświęca dziennie 2 h to jednego dnia w Twojej działalności marnowane jest 200 godzin pracy, za które płacisz. Firmy outsourcingowe, które rozliczają się z Tobą na podstawie przepracowanych godzin z pewnością nie liczą czasu poświęcanego na aktywności niezwiązane z pracą.
Zapewne istnieje dużo więcej powodów, dla których właściciele biznesów decydują się na delegowanie konkretnych zadań poza dostępną strukturę swojej firmy. Często ich pobudki wynikają z innych, indywidualnych dla danej branży lub biznesu powodów. Niemniej jednak jest to bardzo częste zjawisko, które z pewnością w najbliższych latach nadal będzie przybierać na sile.
Czy rozwiązania Business Intelligence mogą być wprowadzane przez zewnętrznych specjalistów?
Badania pokazują, że firmy przywiązują już większą wagę do analizy danych, jednak część z nich nadal nie rozumie, w jaki sposób przekłada się ona na sukces w biznesie. Dzieje się tak, ponieważ pracownik administracji wklejający do Excela „jakieś dane” i tworzący podstawowy wykres to zdecydowanie nie jest analityk danych, którego praca może przyczynić się do uzyskania wymiernych efektów finansowych. Biznesowa analiza danych i zbiór przypadkowych danych w rękach randomowego pracownika to na prawdę dwa różne światy, między którymi jest bardzo długa droga.
Business Intelligence, czyli wysoce wyspecjalizowana analiza danych oparta na wizualnych informacjach podawanych w czasie rzeczywistym, z powodzeniem może być realizowana na zasadzie outsourcingu. Pokusiłabym się tutaj nawet o stwierdzenie, że w niektórych przypadkach nie tylko „może”, ale wręcz „powinna” być zlecana zewnętrznej firmie specjalizującej się w tej dziedzinie.
Jeżeli zależy Ci na podejmowaniu trafnych decyzji, które oparte są na dowodach w postaci najświeższych informacji i wykorzystaniu danych do optymalizacji procesów oraz funkcjonowania całego przedsiębiorstwa, co pozwoli Ci notować zauważalny wzrost zysków, musisz postawić na najlepszych ekspertów wdrażających Business Intelligence w Twojej firmie. Takiego wachlarzu korzyści z pewnością nie zapewni Ci własny analityk danych po krótkim szkoleniu, a zatrudnianie specjalisty na etat to bardzo wysokie koszta, które niekoniecznie musisz ponosić na stałe.
W Datalize zajmujemy się wdrażaniem rozwiązań klasy Business Intelligence oraz późniejszym przeszkoleniem Twojego zespołu pod kątem korzystania z dobrodziejstw Microsoft PowerBI. Takie rozwiązanie pozwala Ci wprowadzić nowoczesną analizę danych, dzięki usługom wykwalifikowanej, specjalistycznej firmy, a następnie korzystać z narzędzi, które otrzymasz. To optymalne rozwiązanie zarówno pod kątem poniesionych kosztów, jak i przyszłych korzyści.
Wdrożenie BI poprzez outsourcing – korzyści
Biznesowa analiza danych to potężne narzędzie, z którego świat dopiero uczy się korzystać w optymalny sposób. Nie bez powodu mówi się, że obecnie informacje są najcenniejszą walutą. Twoje dane oraz ich umiejętna interpretacja przy zastosowaniu narzędzi opracowanych i wdrożonych przez zewnętrznych specjalistów może stanowić ogromną wartość firmy, dzięki której będziesz notował lepsze wyniki finansowe.
Bez względu na to, czy w Twojej firmie znajduje się już analityk danych, czy dopiero planujesz wdrożenie BI warto skorzystać z pomocy specjalistycznej firmy, która jest ekspertem w tej dziedzinie. Zastanawiasz się jakie korzyści przyniesie Ci analityka danych biznesowych na zasadzie outsourcingu? Oto część z nich:
- Dostęp do najlepszych specjalistów.
- Twój decydowany analityk danych bez konieczności tworzenia dla niego etatu.
- Niższe koszty niż przy zatrudnieniu pracownika lub całego działu.
- Większe doświadczenie firmy outsourcingowej.
- Możliwość wdrożenia systemu przez profesjonalistę, a następnie przeszkolenie własnego zespołu.
- Skorzystanie z wiedzy i doświadczenia zespołu, a nie tylko jednej osoby.
- Profesjonalne zarządzanie danymi, czyli data management
- Bezpieczeństwo danych, zachowanie prywatności i poufności.
Bez względu na to, czy prowadzisz mniejszą, czy większą działalność współpraca z firmą wdrażającą narzędzia klasy Business Intelligence jest bardziej opłacalna. Analityk danych na etacie to koszty zatrudnienia, szkoleń i wdrażania, natomiast w Datalize masz od razu do dyspozycji ekspertów w swojej branży.
Budowanie kompetencji z zakresu BI we własnym zespole
Zastanawiasz się, jak to wygląda w sytuacji, kiedy w Twoim zespole jest już analityk danych, jednak narzędzia, które chciałbyś wdrożyć są poza obszarem jego kompetencji? W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zlecenie wdrożenia MS Power BI ekspertowi Datalize, który następnie przeszkoli Twojego pracownika. Analityk danych zatrudniony w Twojej firmie dowie się, jak w optymalny sposób wykorzystać wprowadzone narzędzia oraz będzie mógł nauczyć się biegle z nich korzystać, aby następnie przekazać tę wiedzę innym pracownikom oraz kadrze managerskiej. Takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić czas, pieniądze i umożliwi Ci pomoc eksperta w razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości.
Nie bez powodu mówi się, że analityk danych to zawód przyszłości, a informacje są najcenniejszą obecnie walutą. Świat nieprzerwanie ewoluuje i zmienia się, dlatego musimy dostosować swoje działania do jego tempa. Data management nie jest zbędnym „wymysłem” teraźniejszości, to system pozwalający poruszać się w ogromnej ilości cennych danych, jakie spływają do Twojej firmy. Ich przetransformowanie w rzetelne, aktualne w każdym momencie informacje, do których masz stały dostęp z każdego urządzenia mobilnego, pozwoli Ci utrzymać kontrole nad przedsiębiorstwem, obierać odpowiedni kierunek w działaniach i nie zbaczać z kursu prowadzącego do sukcesu.
