Typowa, prosta ścieżka analizy danych i podejmowania na ich podstawie działań w firmach, które nie są objęte narzędziami klasy Business Intelligence wygląda w podobny sposób. Wszelkie dane przedsiębiorstwa są zbierane i gromadzone w jednym lub wielu systemach klasy ERP/HR/CRM. Do składowanych informacji należą najczęściej dane produkcyjne, czyli informacje o technologicznym koszcie wytworzenia produktu, dane księgowe, zakupowe, sprzedażowe, magazynowe, personalne i inne, specyficzne dla każdej branży. Następnie analiza danych następuje na poziomie tych systemów lub poprzez eksport do arkuszy kalkulacyjnych, przy czym obie opcje są mało funkcjonalne, czasochłonne, wymagają wsparcia działu IT, stale się dezaktualizują i często są też bardzo kosztowne, ponieważ modyfikacje nakładek programów wymagają działania programistów specjalizujących się w poszczególnych aplikacjach.
Czy można zebrać dane w jednym miejscu, mieć do nich stały wgląd i pewność, że zawsze są aktualne? Oczywiście, że tak! Taką właśnie możliwość i o wiele więcej oferuje system Microsoft Power BI.
Czym jest Microsoft Power BI?
Najprościej mówiąc Power BI jest pakietem narzędzi analitycznych łączącym się z innymi programami, za pomocą wbudowanych konektorów lub baz/hurtowni danych, na których oparte są stosowane systemy, aby następnie tworzyć czytelną dla użytkownika „opowieść” o aktualnej sytuacji firmy. Przez opowieść mamy na myśli szereg przystępnych wizualnie raportów, do których należą interaktywne mapy, grafy, wykresy pozwalające szybko zauważyć i zrozumieć panujące powiązania i trendy. PowerBI dzięki stałemu aktualizowaniu danych wysyła alerty, gdy następuje problem.
Ogromnymi zaletami Power BI jest to, że nie wymaga on wiedzy specjalistycznej, ani technicznej smykałki do tego, aby móc z niego korzystać. Bardzo dobrze wypada też pod względem ceny, szczególnie w porównaniu z nieefektywnymi analizami pracowników opartymi o Excel, generującymi masę błędów i niedociągnięć. Oprogramowanie to w swojej najbardziej podstawowej wersji, czyli Power BI Desktop jest bezpłatne, jednak posiada sporo ograniczeń. Pozostałe plany cenowe to wersja Pro oraz Premium — różni je ilość użytkowników w pakiecie, pojemność danych, osadzenie w Microsoft Azure itp.
Wdrożenie Power BI w firmie
Marzysz o tym, aby interaktywny raport witał Cię po każdym zalogowaniu się online do aplikacji, która na bieżąco, w czasie rzeczywistym analizuje dane Twojej organizacji? Zdecydowanie nadszedł czas na wdrożenie Power BI Desktop, Pro lub Premium w Twojej firmie! Od usługi, która wyraźnie uprości Twoje decyzje biznesowe i pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas dzieli Cię tylko 7 kroków. Jakich? Oto one:
1. Twoja decyzja i analiza potrzeb
Właśnie w tym miejscu wszystko się zaczyna! To od tej decyzji zależy sukces Twojej firmy. Po przesłaniu zgłoszenia do Datalize umawiamy się na spotkanie, na którym wspólnie zidentyfikujemy problemy, przeanalizujemy potrzeby, odpowiemy na Twoje pytania i ustalimy szczegóły działania. Porozmawiamy również o funkcjach MS Power BI, na których najbardziej Ci zależy, o tym, czy chcesz skorzystać z chmury Azure, wstępnej liczbie użytkowników, ich rodzaju i poziomach dostępu oraz budżecie na licencje.
2. Wybór odpowiednich narzędzi
Po sformułowaniu potrzeb, ustaleniu warunków i wyznaczeniu celów możemy wybrać odpowiednie dla Twojego biznesu narzędzia. Do dyspozycji mamy 3 możliwe warianty Microsoft Power BI — Power BI Desktop, Pro oraz Premium. Nasz specjalista wybierze dla Ciebie najbardziej dopasowany do potrzeb oraz możliwości Twojej firmy.
3. Zebranie i uporządkowanie posiadanych źródeł danych
Ilość źródeł danych zazwyczaj rośnie wprost proporcjonalnie do wielkości organizacji. Grono pracowników, rodzaj produktów oraz usług, wielkość produkcji, ilość klientów i dostawców to tylko niektóre z obszarów działalności firmy gromadzących pokaźne ilości danych, które można i należy analizować. Zebranie wszystkich tych informacji do „jednego worka”, a następnie posegregowanie i nadanie im hierarchii ważności w ogromnym stopniu ułatwia zarządznie nimi. Odpowiednie przygotowanie danych oraz ich formatowanie, walidacja i agregacja jest niezbędną bazą do dalszych działań.
4. Budowa systemu BI
Budowa systemu Business Intelligence to zdecydowanie najbardziej lubiany element wdrożenia wśród specjalistów Datalize. Tworzenie modeli raportów sprzedażowych, finansowych, operacyjnych, tablic wskaźników efektywności, czyli KPI (ang. key performance indicators), które posłużą do monitorowania osiągania przez firmę jej celów strategicznych i operacyjnych. Plan działania i kolejność budowy zawsze zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy, który się do nas zgłasza. Nadawanie ról oraz uprawnień odbywa się po zatwierdzeniu danego raportu i jest zwieńczeniem pracy nad nim. Od tego momentu nasz klient ma już dostęp w czasie rzeczywistym do stworzonych dla niego elementów wykreowanych przez specjalistę Datalize takich jak wizualizacje, panel nawigacyjny i inne.
5. Oddanie do użytku pulpitu nawigacyjnego i testowanie
Po zakończeniu budowy pora na oddanie gotowych raportów i wizualizacji w Microsoft Power BI. Specjalista Datalize przekazuje kompletny produkt w ręce właściciela lub wyznaczonej osoby, którą od razu zaznajamia z możliwościami pulpitu nawigacyjnego i uczy korzystania z niego. Od tej chwili użytkownik może korzystać z dowolnych, intuicyjnych raportów, które na bieżąco aktualizują dane i pokazują najświeższe wyniki. W tym momencie następuje czas, aby przetestować raporty, który pokaże, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. W razie jakichkolwiek uwag, zapytań i innych wątpliwości jesteśmy do dyspozycji naszych klientów, możemy wprowadzić zmiany, poprawki, aby praca z systemem Power BI była jeszcze bardziej wygodna i efektywna.
6. Przeszkolenie zespołu z korzystania z Power BI i konsultacje po wdrożeniowe
Jeśli pragniesz, aby pracownicy Twojej firmy byli dokładnie zaznajomieni z systemem MS Power BI i potrafili w odpowiedni sposób z niego korzystać specjalista Datalize zrobi wyczerpujące szkolenie dla Twojego zespołu. Decydując się na tego typu klasy oprogramowanie warto wykorzystać jego potencjał w 100%, dlatego zapoznanie kadry managerskiej oraz pracowniczej ze specyfiką tego narzędzia jest bardzo ważne dla osiągania wyznaczonych celów, podejmowania trafnych decyzji oraz oszczędzania czasu.
7. Monitorowanie i korzystanie z analiz danych
Po wszelkich wdrożeniach, budowie data warehouse, stworzeniu raportów Business Intelligence osadzonych w chmurze Microsoft Azure, przeszkoleniu zespołu i wprowadzeniu ewentualnych korekt najwyższy czas na wykorzystanie efektów pracy nad Power BI w praktyce. Monitoruj, podglądaj, sprawdzaj i przekładaj to na cenną wiedzę, która umożliwi Ci osiąganie celów i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. W swoich rękach masz narzędzie usprawniające działanie całej Twojej firmy. MS Power BI daje Ci możliwość zaglądania do analiz przeprowadzanych w czasie rzeczywistym z dowolnego urządzenia mobilnego posiadającego dostęp do internetu. Od teraz Ty i Twój zespół będziecie stale na bieżąco!
Dlaczego warto zainwestować w Microsoft Power BI i wdrożyć go w swojej organizacji?
Czy kiedykolwiek próbowałeś policzyć ile zarabia na Twoją firmę jeden zatrudniony pracownik? A może prowadzisz rachunki obrazujące koszt wytworzenia jednego produktu lub pojedynczej usługi? Z ilu baz danych wtedy korzystasz? Twoi pracownicy przerzucają dane z do Excela, a potem spędzają długie godziny próbując cokolwiek z nich wyciągnąć? Pomyśl ile pieniędzy tracisz na tak czasochłonne i niemiarodajne działania. Rozwiązaniem w tej sytuacji są systemy klasy Business Intelligence, w naszym przypadku platforma Microsoft Power BI.
Bardzo istotną kwestią, którą należy poruszyć w ramach tematu wdrożenia tego systemu jest fakt, że MS Power BI nie będzie dla Twojej firmy rewolucją, tylko ewolucją. Co mam na myśli? Power BI ma za zadanie zebrać i spoić dane z wszelkich źródeł, a nie zastąpić funkcjonujące systemy nowym. Nie stwarza on zagrożeń wynikających z wprowadzanych zmian, nie koliduje z obecnymi już rozwiązaniami i procedurami, ani nie zagraża procesom operacyjnym. Pozwala więc uzyskać wzrost produktywności, efektywności, obniżenie kosztów, oszczędność czasu i inne liczne korzyści w bardzo bezpieczny i nieinwazyjny sposób.
Pora zakończyć manualne pobieranie surowych danych z kilku systemów, tworzenie ogromnych plików w Excel, które mają choć trochę pomóc w stworzeniu jakichkolwiek wykresów lub analiz. Czas zastąpić nieefektywne, czasochłonne i generujące błędy procesy profesjonalnym modelem stworzonym w MS Power BI. Postaw na nowoczesne rozwiązanie dla swojej firmy, skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej!
